Vertrauen ist gut – digitale Nachweise sind besser

Für alle, die im Einkauf oder in der Compliance tätig sind, ist klar: Zertifikate und Konformitätsnachweise müssen jederzeit unverändert abrufbar, gültig und nachvollziehbar sein – insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen und ESG-Vorgaben. In der Praxis werden Zertifikate oft per E-Mail empfangen, lokal gespeichert und in Excel-Listen verwaltet, was den Aufwand bei Audits erhöht. Kevla TrustDocS digitalisiert diese Prozesse pragmatisch und standardkonform.

Ein Beispiel aus der Praxis: Zertifikatsmanagement in der Ausschreibung

Ein Stadtwerk will einen neuen Dienstleister für Netzbau beauftragen. Das Unternehmen fordert von Bewerbern eine gültige ISO 9001-Zertifizierung und Sicherheitsstandards nach ISO 45001. Früher bedeutete das: Zertifikate händisch einfordern, prüfen, ablegen – bei vielen Bewerbern ein erheblicher Aufwand. Mit Kevla TrustDocS erfolgt dies automatisiert: Anbieter stellen die geprüften und verifizierten Dokumente über die Plattform bereit, werden automatisch und transparent dem Angebot zugeordnet. Bei auslaufenden Zertifikaten erfolgt eine automatische Warnung. Der Vorteil: Mitarbeitende behalten jederzeit den Überblick – auch während laufender Ausschreibungen oder nachträglicher Vergaben und können auch nach Jahren auf diese sensiblen Dokumente sicher zugreifen.

Standardisiert, nachvollziehbar, auditfest

Kommunale Unternehmen sind regelmäßig externen und internen Prüfungen unterworfen, z. B. Rechnungsprüfung, ISO-Audits, Sustainability-Berichterstattung wie CSRD/ESRS oder etwa bei Schadensersatz- und Regress-Forderungen. Die Nachvollziehbarkeit und Aktualität von Vertrauensdokumenten ist entscheidend. Kevla TrustDocS dokumentiert automatisch, wann welches Dokument durch wen hochgeladen, geprüft, freigegeben oder ersetzt wurde. Die Versionshistorie bleibt jederzeit abrufbar. Damit erfüllt die Plattform Anforderungen an Revisionssicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit, wie sie von der öffentlichen Hand gefordert werden.

Integration ohne Overhead

Kevla TrustDocS ist als API-first-Plattform konzipiert und lässt sich einfach in bestehende ERP- oder E-Vergabe-Systeme integrieren. Auch ein Einsatz als Stand-alone-Lösung mit webbasierter Benutzeroberfläche ist möglich – z. B. für die Beschaffungsabteilung oder Sustainability-Verantwortlichen. Das bedeutet: Kein aufwendiger Systemwechsel, keine überflüssige Schulung – sondern spürbare Arbeitserleichterung im laufenden Betrieb.

Use Case: ESG-Konformität belegen – ohne Papierchaos

Mit Blick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), die EU-Taxonomie und die CSRD-Vorgaben stellt sich zunehmend die Frage: Können wir belegen, dass unsere Lieferanten ökologische und soziale Standards einhalten? Bei der Beschaffung von Materialien für ein neues Umspannwerk – wie im Beispiel zum Netzausbau – muss sichergestellt werden, dass ausschließlich zertifizierte Anbieter beauftragt werden. Kevla TrustDocS ermöglicht es, gezielt nach erforderlichen Zertifikaten mit z.B. Umwelt- oder Sozial-Tags zu filtern – etwa ISO 14001 oder SA 8000.

Digitale Sicherheit statt manueller Risiken

Zertifikate und Konformitätsnachweise sind mehr als bloße Formalitäten – sie sind die Grundlage für regelkonforme Vergaben, erfolgreiche Audits und glaubwürdige ESG-Berichte. Solange sie manuell verwaltet werden, bleibt der Prozess fehleranfällig, zeitintensiv und intransparent. Mit Kevla TrustDocS lassen sich diese Herausforderungen lösen: Die Plattform schafft zentrale, nachvollziehbare Strukturen und reduziert Verwaltungsaufwand sowie rechtliche Risiken. Für kommunale Unternehmen bedeutet das mehr Effizienz, bessere Compliance und zusätzliche Handlungssicherheit im Tagesgeschäft.

Ein weiterer Vorteil: Mit Kevla TrustDocS behalten kommunale Unternehmen nicht nur ihre Zertifikate zentral im Blick, sondern profitieren auch von automatisierten Erinnerungen (z.B. bei auslaufenden Nachweisen) und einer revisionssicheren Dokumentation aller Aktivitäten – das sorgt für maximale Transparenz und reduziert Prüfaufwände nachhaltig. Über Änderungen bzgl. dieser Dokumente ihrer Lieferanten werden die kommunalen Unternehmen aktiv informiert und können dann entsprechend reagieren.

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Teaserbild Mediathek © iStock, 07.12.2022. Foto: 1446572189, Daniel Balakov.
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