Whistleblowing und Hinweisgebersystem – Hintergründe und Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Whistleblowing und Hinweisgebersystem – Hintergründe und Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Mit dem am 02. Juli 2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt der deutsche Gesetzgeber die EU Whistleblower-Richtlinie mit einer 18-monatigen Verspätung in nationales Recht um. Das Gesetz soll den Schutz hinweisgebender Personen stärken und verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung interner Meldestellen. Sponsored Post von S-CON GmbH & Co. KG

Die interne Meldestelle

Im Fokus des Hinweisgeberschutzgesetzes steht aus unternehmerischer Sicht die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle, die eine vertrauliche Aufarbeitung von Hinweisen auf tatsächliche oder potenzielle Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben vornimmt. Diese Pflicht trifft Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten, unabhängig davon, ob es sich um Organisationen des öffentlichen oder privaten Rechts handelt, ab dem 17.12.2023. Im Rahmen der Einrichtung der internen Meldestelle müssen Meldekanäle eingerichtet werden, um die vertrauliche Abgabe von Hinweisen zu gewährleisten. Die Möglichkeit zur Abgabe der Hinweise muss hierbei u. a. in mündlicher oder Textform sichergestellt werden. In der Konsequenz wird oftmals ein digitales Hinweisgebersystem betrieben, dass allen rechtlichen Anforderungen und dem Stand der Technik entspricht.

Der Schutz hinweisgebender Personen

Das Gesetz verfolgt als weiteres Ziel, den Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien zu stärken. Dies bezieht sich nicht lediglich auf die tatsächliche Ausübung von Repressalien, sondern setzt bereits bei der bloßen Androhung an. Hierbei kann es sich von Er- und Abmahnungen, über Versetzungen bis hin zur Kündigung handeln. Entsprechend ist mit den Informationen, die durch eingereichte Hinweise erhalten werden, vertraulich umzugehen. Besonders ist die Vertraulichkeit in Hinsicht auf die Identität der hinweisgebenden Person sowie der im Hinweis aufgeführten Personen zu wahren. Um dies zu gewährleisten, ist ein ausgewählter Personenkreis zu bestimmen, der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut wird. Die Informationen dürfen nur den Personen zugänglich gemacht werden, die Hinweise entgegennehmen oder für die Ergreifung der Folgemaßnahmen zuständig sind.

Voraussetzungen und Aufgaben der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle ist für den Betrieb der Meldekanäle zuständig. Ihre Aufgaben beinhalten die Einhaltung von Informationspflichten sowie die Aufarbeitung eingehender Meldungen. Dies bedeutet vor allem die Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises, sowie die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person und die Festlegung angemessener Folgemaßnahmen. Um ihren Aufgaben gerecht werden zu können, müssen die beauftragten Personen unabhängig bei der Ausübung ihrer Aufgaben und somit frei von Interessenkonflikten sein. Des Weiteren muss die gesetzliche Fachkunde sichergestellt werden.

Im Rahmen von Schulungen vermittelt S-CON die notwendigen Kenntnisse zur Erfüllung der Aufgaben. Alternativ stellt S-CON einen externen Compliance-Officer, der die Aufgaben der internen Meldestelle übernimmt und somit zur Entlastung des Unternehmens erheblich beiträgt.

Das digitale Hinweisgebersystem

Angepasst an die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes hat S-CON ein digitales Hinweisgebersystem entwickelt, um kommunale Unternehmen und Stadtwerke rechtssicher und ressourcenschonend zu unterstützen. Dieses erfüllt alle Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit. Zudem kann jederzeit weitere Beratung bei Bedarf abgerufen werden.

Durch eine genaue Bestimmung, der auf das Hinweisgebersystem zugriffsberechtigten Personen kann die Vertraulichkeit hinsichtlich der erhaltenen Informationen und der hinweisgebenden Person bestmöglich sichergestellt werden. Das digitale Hinweisgebersystem dient hierbei als Schnittstelle zwischen der hinweisgebenden Person und dem Hinweisempfänger. Damit wird eine direkte Kommunikation ermöglicht, sodass die vorgeschriebenen Informationspflichten fristgerecht sichergestellt und weitere notwendige Informationen zur Klärung eingeholt werden können. Auch anonyme Hinweise können eingereicht und bearbeitet werden, da diese dem Gesetz nach zumindest aufgearbeitet werden sollten.

Einsatz des Hinweisgebersystems von S-CON bei der Harzenergie

Frank Uhlenhaut, Kommunalmanager der Harzenergie: „Nach einer Vorstellung der einzelnen Funktionen des Systems waren wir von den neuen Möglichkeiten zur Einreichung von Hinweisen überzeugt. Die Bereitstellung und Betreuung aller Meldekanäle durch Fachexperten aus den Bereichen Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit gibt uns zusätzlich die Sicherheit, sämtliche rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Das Herzstück stellt dabei das digitale Hinweisgebersystem dar. Die Annahme und Sichtung der Hinweise durch S-CON entlastet uns in unserem Arbeitsalltag und ermöglicht es, den Fokus auf unser Hauptgeschäft zu legen.“

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Dr. Timo Bittner hat sich bereits zu Beginn seines Studiums auf das Datenschutz- und IT-Recht spezialisiert und vertiefte dies in seinen Masterstudiengängen im IT-Recht und Recht des geistigen Eigentums an den Universitäten Oslo und Hannover und seiner Promotion in Rechtswissenschaften. Seit 13 Jahren berät er für die S-CON GmbH & Co. KG Unternehmen auch in englischer Sprache zu allen Fragen des Datenschutzes, der Compliance und der Informationssicherheit.

Timo Bittner
Geschäftsführer

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Foto Dr. jur. Timo Bittner © Boris Bounine

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